EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO: UN  PASEO ESPACIAL ESTRATÉGICO

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MÓDULO 2: DEFINICIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

Si has llegado hasta aquí, ¡ánimo y enhorabuena! Con lo experimentado en este módulo 2 hay una garantía de éxito para vuestro viaje interestelar ( ¡evitando que suceda lo que nos ilustra Juan Fco. Fernández!).

El vídeo que nos aporta Pere Jover al principio del módulo nos sintetiza perfectamente  cuáles son las etapas de un proyecto, que normalmente tratamos de forma secuencial, aunque puedan ser simultáneas:

– Inicio

– Organización y planificación del proyecto

– Ejecución del proyecto

– Cierre del proyecto

Este video recomendado también comenta las etapas de un proyecto.

En la etapa de inicio (razón de ser de este módulo) se define el proyecto consensuadamente, sus “reglas del juego”.  Para Mª José Suasi es una etapa fundamental, que nos invita a “pararse a pensar, reflexionar y escribir” como nos dice en esta entrevista. También Antonio Feria la considera decisiva.

En la segunda etapa, Organización y planificación del proyecto, se completa la planificación del mismo. En su entrevista, Adolfina Martínez defiende su  importancia y la implicación de las personas en el proyecto.

En la Ejecución del proyecto se realizan la mayor parte de las actividades del proyecto: lo que queremos conseguir cuando el proyecto haya acabado.

Finalmente, la etapa de cierre permite finalizarlo de forma ordenada. Mariano Sbert incorpora ideas interesantes sobre este momento de cierre y evaluación.

Si accedes al  encuentro digital que tuvo lugar el pasado miércoles  podrás adentrarte en los entresijos la  de proyectos hábilmente gestionados. Atención a la crónica en Storify, para que no pierdas detalle.

EL INICIO DEL PROYECTO: EN LA BASE DE LANZAMIENTO

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Los lanzamientos espaciales requieren exhaustivos preparativos, entre ellos un chequeo minucioso  y largo previo al lanzamiento con millares de comprobaciones.

La etapa de inicio del proyecto también procura poner en común la información básica pero imprescindible para que su posterior planificación y ejecución sean exitosas.

En esta etapa se definen una serie de apartados, siendo quizá el más laborioso pero eficaz la elaboración del  Acta de constitución del proyecto (o Project Charter).

Las listas de chequeo, o de verificación o el parte de vuelo incluyen toda la información aeronáutica, meteorológica, mecánica, técnica,  etc, así  como el repaso de procedimientos estandarizados. Aunque todos los elementos a revisar son importantes, se suele prestar atención especial a aquellos más críticos. Por supuesto, una revisión no satisfactoria supone la cancelación del lanzamiento.

En nuestro caso, el Acta de constitución correspondería al procedimiento aeronáutico anterior, sin el cual no debe iniciarse ningún proyecto. Nuestros elementos críticos serían: no olvidar la triple restricción, el alcance del proyecto y las personas interesadas, que veremos más adelante. A esta Acta se hará referencia durante toda la vida del proyecto.

Nuestras naves más avanzadas nos regalan actas completísimas e ingeniosas, elaboradas en muchos casos con herramientas recomendadas en el MOOC (Genial.ly, Canva, Piktochart): echemos un vistazo a las Actas de  nave Elypsium (la más veloz hacia la administración electrónica) compartiendo coordenadas con  MOOclanders2017 y Death Star;  Ratapinyada hacia la accesibilidad universal; El Jardín del Alma hacia el corazón de los centros de menores; LunaTICs para evaluar la docencia universitaria; Almaterra de forma muy divertida hacia la protección de datos; MaRa 2.0 de forma “genial” hacia la mediación familiar; Espacios 3.0 adecúa los espacios; Crucero Aurora se lanza a la seguridad industrial… y Rosetta Talent nos regala un Acta sublime .

ELEMENTOS CRÍTICOS ANTES DEL PASEO ESPACIAL

En la propulsión espacial, requieren especial atención algunas de las cuestiones incluidas en las listas de verificación: combustible, carga, ruta, meteorología, inspección exhaustiva del interior y exterior  de la nave…

Nuestros elementos críticos en esta fase inicial van a ser tres:

a.- Los límites del proyecto: la triple restricción:

Es un reto continuo en un proyecto gestionar permanentemente estas demandas interconectadas: acortar los plazos de entrega; reducir los costes y aumentar el  alcance del proyecto  o la  calidad del producto, ya que si se modifica alguna repercute en las demás.

b.- El alcance del proyecto:

No es otra cosa que lo que se incluye dentro del proyecto, qué se espera de él, como explica Pere Jover en el primer vídeo del módulo. Tanto él como Pere Jiménez en el encuentro digital nos animan (y lo haremos muy pronto) al empleo de mapas mentales para ello. Otras herramientas útiles según nuestros expertos son @trello, @slack, @padlet.

La planificación se basará en entregables, definiendo el producto final en primer lugar, y no al revés. Emplearemos la llamada EDT (estructura de desglose del trabajo).

c.- La gestión de las personas interesadas:

Los interesados (stakeholders) son las  personas clave de distintos niveles internos y externos de la organización que pueden tener  influencia sobre el éxito o fracaso del proyecto.

El equipo es un elemento clave y  M. Antónia Ferrugat, tripulante de Asteroide B612, da importancia a la comunicación interna.

Tras la mesa redonda del miércoles pasado, muchos de vosotros y muchas de vosotras disteis vuestra opinión sobre la gestión de personas:

“Pienso que lo más importante en la Planificación y Gestión de Proyectos son las personas, los medios se consiguen pero lo importante es la voluntad de las personas que intervienen. La motivación de las personas logra milagros, incluso en la Administración” (Francisco Pañella)

“La gestión por proyectos implica saber gestionar el capital humano con asertividad y empatía” (Carmen P. Blasco)

“Las personas tienen que participar DESDE EL INICIO para poder sentir el proyecto como suyo” (Joan Barceló)

“En los objetivos que estén vinculados con la gente, el pueblo, jamás perder de vista que estamos para servir al ciudadano y sobre todo al más desvalido” (Marcelo Seijas)

Y antes de que os lleve el viento estelar, este recordatorio desde la plataforma de lanzamiento:

  • Os esperamos el martes 28 en Facebook para nuestro Evento de dudas
  • Los días 1 y 4 de diciembre, un Agujero de Gusano (efectivamente existen, como Einstein auguró hace tanto, tanto tiempo) permitirá que, dependiendo del punto del hiperespacio donde nos encontremos, podamos contactar con la nave nodriza y en una sesión presencial implementemos nuevas herramientas para la gestión de nuestro proyecto.

Imágenes CC0 Public Domain:

  • Cabecera:  janson_D (Pixabay)
  • Cuerpo:  Music4life (Pixabay)

El equipo de dinamización del curso “Planificación y gestión de proyectos en la administración pública”

 

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2 respuestas a “EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO: UN  PASEO ESPACIAL ESTRATÉGICO

  1. Buenos días!

    Me gustaría que alguien me contestase a un problema que he generado en mi tarea del Modulo 2. Al poner el enlace de acceso al acta en la tarea del módulo citado, he copiado mal la direccion URL y eso conlleva la imposibilidad de acceder a mi acta a través del curso por parte de mis evaluadores.

    Esta es la dirección correcta.

    https://proyectosapib.blogspot.com.es/2017/11/acta-de-constitucion-del-proyecto.html

    Si existe alguna forma de retroceder por favor decidmelo.
    Si no se puede retroceder aprovecho para poner el enlace a mi blog (con acceso al acta) a traves de las redes sociales para que mis evaluadores puedan ver el contenido de la misma y puedan evaluarla a través de la plataforma del curso.

    La direccion erronea que consta en el curso es esta:

    https://www.genial.ly/View/Index/5a1c04efa3a6174d38f247a7

    Por favor, a quien le corresponda hacer la evaluacion de mi acta, que acceda a través del enlace correcto que vuelvo a copiar:

    https://proyectosapib.blogspot.com.es/2017/11/acta-de-constitucion-del-proyecto.html

    Gracias.

    Me gusta

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