Balance final: #GProyecto17

DE  LA PLANIFICACIÓN AL CIERRE DE  PROYECTOS

     DISEÑO Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO: LA EXOSFERA Y MÁS ALLÁ

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…y  el viaje espacial comenzó. Durante el paseo interestelar nos salen al encuentro los cuerpos celestes más fascinantes, que nos aportan nuevos conocimientos y una ventana abierta a la mejora de nuestro planeta.

Como explica  en este vídeo Miquel Gabarro, en el módulo 3  ¡entramos  en faena! Para el éxito de nuestro proyecto era fundamental identificar las actividades que lo componen y ordenarlas por orden de precedencia. Para ello, nos proponían  utilizar dos métodos: el mapa mental y el diagrama de interrelaciones, entre otras.

El mapa mental es “una manera de generar, registrar, organizar y asociar ideas tal y como las procesa el cerebro”, mientras que el diagrama de interrelaciones es complementario al mapa mental y se aplica después; ordenando  las fases en el tiempo y  relacionando unas con otras”.

En nuestro encuentro presencial pudimos poner en común el bagaje acumulado y compartimos el uso de estas técnicas, con lo que pudimos crear un fantástico collage con un muy valioso contenido.

Compartir el evento de dudas en facebook también aportó información sobre herramientas muy útiles en este momento del proyecto.

Y Pere Jiménez nos facilita la labor proponiendo el uso de speedplanning.

Habéis diseñado unos mapas mentales fantásticos empleando diferentes aplicaciones: Freemind, CMAPTOOLS, Wisemapping, Goconqr, Coogle… Adentraos si no en los mapas de: Proyecto CHANGE, RATAPINYADA, BPS, Estandar, Voyager+1, ArquiStars, SEQUA, PSocialB612, SIURELL, Enterprise,  Everest , Doraemonobita, Ariane, IngenieMOOCs Jet, ARPRA; …

Algunas naves de espíritu inquieto exploraron más allá de la Nube de Oort y aplicaron otros métodos como PERT y GANTT para planificar las actividades necesarias en su proyectos: la nave ELYPSIUM, CURIOSITY, Rosetta Talent, Emisión 0, El Vuelo del Navegante, DeathStar, #Igualtat , TECHCAIB2030, etc.  

En sus entrevistas, Adolfina Martínez y Jaime Tovar nos hablaron de sus preferencias al respecto.

Andrés Cuevas, Antonio López  y Javier Moya aportaron más de un un toque de humor en este viaje.

Otros métodos como el Método del camino crítico y el Método de la cadena crítica determinan las actividades críticas del proyecto que deben mantenerse inalterables en el tiempo.

Teniendo en cuenta las velocidades alcanzadas, cualquier impacto fortuito supondría un peligro. De ahí la necesidad de gestionar los riesgos posibles, por ejemplo, frente a la basura espacial que podemos encontrar. Lo mismo sucede en la gestión de proyectos, ya que pueden afectar a su coste, tiempo o especificaciones.  

Además, hemos de planificar los recursos humanos y los materiales en esta fase; tema especialmente sensible cuando las Administraciones públicas deben recurrir a bienes o servicios externos. Una buena explicación nos aporta Jaime Tovar en el vídeo que antes mencionamos.

CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO: COMUNICANDO, COMUNICANDO

En nuestro viaje hacia la exosfera y el espacio exterior hubo inevitablemente cambios de ruta y variaciones con respecto a la planificación establecida. La comunicación interna entre la tripulación y la externa con otras naves y satélites era más necesaria si cabe  que en la fase previa al lanzamiento, y nos permitía conocer en todo momento lo que iba aconteciendo y controlar los posibles cambios.

Joan Barceló nos explica en este vídeo la importancia de la comunicación, tanto interna como externa con las personas interesadas,  en la gestión del proyecto.

Siempre se van a producir variaciones y cambios durante  el desarrollo del proyecto , por tanto debimos establecer previamente una serie de indicadores clave de rendimiento (así lo hace ArquiPROeco) que nos ayudarán a dirimir si tales variaciones son aceptables, ¡sin variar los objetivos propuestos!, ¡sin olvidar la triple restricción: coste, tiempo y alcance/calidad! Así lo hace, por ejemplo, LE@DER3.0 Y documentando siempre las peticiones de cambio, por ejemplo en un “Registro de incidencias” o un “Cuaderno de Bitácora”.

Aunque habíamos recomendado el trabajo en equipo en nuestras naves, algunas de ellas se lanzaron al espacio con una sola persona a los mandos… merecen nuestro reconocimiento también por su esfuerzo y los resultados conseguidos. Algunas son: Sink1000, El Jardín del Alma, Reme Ruiz, Inés Castro, Marta Sureda, Isaias Sánchez, Antonio Recio, Asteroide3940, Alberto Borrás, etc.

CIERRE  DEL PROYECTO Y LECCIONES APRENDIDAS: EL REGRESO A CASA

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La entrada en la atmósfera terrestre y el aterrizaje no son fases menos importantes para la nave espacial: deshacerse de peso, reducir drásticamente la velocidad, girar sobre sí misma, encender propulsores…además de, una vez en Tierra,  procesar la información y conocimientos adquiridos, razón de ser de nuestro viaje.

La etapa de cierre de un proyecto es eso, otra etapa más, que debe ser bien planificada, dotándola de los recursos y  el tiempo necesarios. Y sin olvidar que se cumplen las expectativas de todas las personas interesadas.

De nuestro viaje interestelar nos traemos una información inestimable para el futuro: son las  lecciones aprendidas y gestión del conocimiento que nos detallaba  Joan Barceló.

En sus entrevistas, Antonio Feria, Sarah Alonso y Jaime Tovar nos comentan cómo han gestionado el conocimiento en sus proyectos, y otras cuestiones prácticas  sobre el cierre de los mismos.

Nuestras naves están elaborando sus informes finales… Algunos ya nos están llegando, y ¡merece la pena aproximarse!: la tripulación de Almaterra añade hasta poesía y música; Los cinco de Marratxí aportan un informe muy detallado, como Coinkurta2030,  Artemisa (te queremos, Grisette); AprendEBAP, LunaTICS, ESPAIS (¡hay que visitar ese centro!), Viatgers17, Contrata, Odisea Calviá, Crucero Aurora, 2017OdiseaMOOC, E-Equipo, Éxodo de evaluadoras, Solidarity, Almerme, iEspacios 3.0 (saludos al gato de Pepe), 24AID y siguen llegando sin cesar.

La calidad de vuestros proyectos es un reto superado con creces, ojalá que en el Planeta Tierra, y de vuelta a nuestra realidad, puedan llevarse a cabo.

Hacemos nuestra la reflexión de Juan José González, la de Antonio López ; la de Gabriel Servera el poema  de Elena Cabeza, e insistimos: lo mejor, el interior de cada nave, las PERSONAS.

Gracias, y hasta siempre.

Imágenes CC0 Public Domain:Cabecera y cuerpo:    PIRO4D  (Pixabay)

El equipo de dinamización del curso “Planificación y gestión de proyectos en la administración pública”

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